Kundenreferenz
Wie eine Treuhandfirma Anrufe besser auffängt, ohne gleich ein grosses Telefonie- oder KI-Projekt zu starten.
Im Tagesgeschäft entstehen viele telefonische Anfragen. Wenn alle Mitarbeitenden besetzt sind, sollen Anrufende trotzdem professionell empfangen werden. Auch ausserhalb der Öffnungszeiten, an Feiertagen oder während Betriebsferien braucht es klare Informationen.
Konkret AI entwickelte gemeinsam mit Huwiler & Partner einen bewusst begrenzten KI-Telefonassistenten mit separaten Abläufen für besetzte Leitungen, Anrufe ausserhalb der Bürozeiten, Feiertage und Betriebsferien.
Huwiler & Partner verfügt nun über einen einsatzbereiten KI-Telefonassistenten, der die Telefonzentrale entlastet, Anrufende professionell informiert und Anliegen sauber dokumentiert.
Umsetzung
Statt direkt eine grosse Telefonie- oder KI-Lösung aufzubauen, wurde ein klar abgegrenzter Workflow definiert und vor der produktiven Einführung über eine separate Swisscom-Testnummer geprüft.
Wenn während der Bürozeiten alle Mitarbeitenden besetzt sind, nimmt der Assistent das Anliegen auf und leitet eine strukturierte Zusammenfassung weiter.
Der Assistent informiert klar über die Telefonzeiten und nimmt bewusst keine Nachricht auf.
Anrufende werden professionell informiert, dass das Büro aufgrund eines Feiertags geschlossen ist.
Während Weihnachten und Neujahr informiert der Assistent über die Schliessung, ohne eine Nachricht aufzunehmen.
Beispielhafter Ablauf
"Grüezi, Huwiler und Partner Treuhand AG, Sie sprechen mit Lena, der KI-Assistentin. Momentan sind alle Mitarbeitenden besetzt, aber ich nehme Ihr Anliegen sehr gerne auf und leite es weiter."
Der Anrufer schildert sein Anliegen. Lena fragt gezielt nach den wichtigsten Informationen, zum Beispiel Name, Telefonnummer, gewünschte Person, Thema und Rückrufwunsch. Danach erstellt die KI automatisch eine strukturierte Zusammenfassung und sendet diese per E-Mail an Huwiler & Partner.
Nutzen für Huwiler & Partner
Rolle von Konkret AI
Konkret AI begleitete das Projekt von der ersten Idee bis zur Live-Schaltung. Im Fokus stand nicht eine abstrakte KI-Strategie, sondern ein nützlicher Workflow, der im Alltag sofort verständlich und einsetzbar ist.
Fazit
Dieses Projekt zeigt, wie Schweizer KMU mit einem kleinen, klar abgegrenzten KI-Workflow starten können: Telefonanrufe besser entgegennehmen, strukturieren und weiterleiten. Verständlich umgesetzt, kontrolliert getestet und nah am Arbeitsalltag.
Mehr zu Telefon AI und weiteren Anwendungsfällen →Nächster Schritt
Im kostenlosen Gespräch prüfen wir, ob ein ähnlicher Telefon-, E-Mail- oder Prozess-Use-Case bei euch sinnvoll und verantwortungsvoll pilotiert werden kann.
